CrosiaEventi, sezione staccata di Crosia
si occupa in maniera professionale ed efficace di organizzazione
congressi, convegni, inaugurazioni open house e quant'altro
possa servire alle aziende e agli enti pubblici per il contatto
con il pubblico.
La nostra professionalità e passione per i rapporti umani
forniscono ai nostri clienti risultati pienamente soddisfacenti
e consoni a qualsiasi circostanza e richiesta.
L'organizzazione è sempre una delle attività più
delicate e precise da seguire, nonchè una delle più
importanti.
Il coordinamento di ogni servizio, e talvolta l'attenzione per
ogni singola persona possono essere "stressanti" e
bisognosi di professionisti che lo facciano con determinazione
e originalità.
Il nostro team sa quello di cui un evento ha bisogno e sa renderne
ognuno unico ed irripetibile come le serate di intrattenimento
varie, stimolanti ed originali.
Sappiamo che ci sono molti aspetti da seguire e per ognuno abiamo
il supporto e la competenza idonea al successo dell'evento.
CrosiaEventi segue ogni singola necessità dalla progettazione,
al coordinamento sino ad arrivare alla realizzazione della stessa,
il tutto scandito con metodologia e serietà.
Pianificazione e progettazione
In questa fase dell’organizzazione si segue la pianificazione
del budget congressuale e del planning.
Viene redatto un preventivo analitico di entrate ed uscite suddiviso
per singola voce e riportante i prezzi unitari e le quantità
previste.
L’aggiornamento è periodico e il preventivo viene
stipulato in base alle previsioni del Comitato Organizzatore
o di variazioni contingenti.
Il piano di lavoro è curato nel dettaglio.
All’occorrenza vengono individuate le strutture alberghiero-congressuali
più idonee alle caratteristiche che dovrà avere
l’immagine dell’evento.
Contemporaneamente viene pianificato l’utilizzo di impianti
tecnici e audiovisivi,amplificazione,traduzione simultanea,
videoproiezione, televoter, TV a circuito chiuso, postproduzione
video e televideoconferenza,
Viene studiata inoltre la possibilità o meno di segnaletica
direzionale e cartellonistica.
Immagine e Promozione
Viene effettuata un’analisi, uno studio dell’immagine
ed un marchio del congresso.
Il risultato verrà utilizzato per la pubblicità
e la comunicazione dell’evento su vari canali come stampa
e promozione via Internet.
Può essere attivato fin dalle prime fasi un sito Internet
specificatamente dedicato al congresso facilitando così
l’accesso da qualsiasi parte del mondo.
Oltre a tutte le informazioni relative al congresso sarà
possibile inviare schede di preiscrizione e contattare via
E-mail sia la nostra segreteria che il Comitato Organizzatore.
Gestione Risorse
Vengono ricercati ed individuati tutti gli sponsors fra aziende,
istituzioni od enti.
Viene individuata una precisa tipologia di intervento (stand
espositivo,contributi, ospitalità, pagamento altri costi,
ecc.) e tutti gli altri adempimenti burocratici.
Avviene in questa fase l’elaborazione di un piano del
personale adeguato alle esigenze del congresso con una suddivisione
dei ruoli e l'individuazione dei responsabili per ogni settore
operativo.
Viene selezionato all'occorrenza uno staff specializzato multilingue
ed hostess professioniste da inserire in registrazione partecipanti,
hospitality desk ed aule congressuali.
Coordinamento Attività
Si gestiscono i contatti e la corrispondenza con relatori e
ospiti precedentemente indicati dal Comitato, vengono inoltre
elaborati programmi di viaggi personalizzati e conferme di ospitalità
alberghiera.
Amministrazione e Segreteria
La gestione e l’archiviazione dei dati relativi alle
iscrizioni avviene con sistema computerizzato.
La corrispondenza con gli iscritti al congresso può avvenire
via posta ordinaria o E-mail.
E’ possibile inviare settimanalmente o su richiesta aggiornamenti
riguardanti il numero totale degli iscritti ed eventuali informazioni
al Comitato Organizzatore.
In questa fase vengono prenotate inoltre un numero adeguato
di camere suddiviso fra le varie categorie alberghiere, vengono
amministrate fatture , solleciti ed incassi di tutte le entrate
del congresso ed adempimenti agli obblighi fiscali secondo le
regolamentazioni vigenti.
Ulteriori Servizi Pre e Post Congressuali
E’ possibile una ulteriore elaborazione della mailing
list generale dei potenziali interessati al congresso. Su richiesta
realizziamo cataloghi digitali, atti congressuali e CD-Rom multimediali
riguardanti gli argomenti trattati durante il congresso o il
workshop.
